Invoice Specialist

JOB TITLE: Billing Specialist

DEPARTMENT: Finance

LOCATION: Milano

REPORTS TO: Billing & Credit Manager

OBIETTIVO DEL LAVORO: Fornire informazioni finanziarie accurate di ADP ai partner commerciali interni, ai colleghi e anche a terze parti. ADP è un’azienda multinazionale – “AAA” e ha elevati standard in termini di requisiti finanziari che devono essere gestiti con diligenza in modo tempestivo.

• Salvaguardare e migliorare i beni, il marchio e la reputazione di ADP
• Identificare proattivamente rischi e opportunità commerciali intrinseci al perimetro d’azione
• Proporre soluzioni innovative sul modo in cui le attività vengono fatte per risparmiare tempo e migliorare gli ambiti di controllo
• Consentire ad ADP di intraprendere le azioni necessarie per massimizzare il potenziale di ADP e il valore per gli azionisti
• Comportarsi in modo pienamente trasparente ed etico, portando tempestivamente alla luce eventuali punti di attenzione

RESPONSABILITÀ CHIAVE:

• Gestire i contratti dei clienti, esaminando e comprendendo le condizioni economiche (struttura del prezzo, elenco e mix di prodotti/servizi, termini di pagamento, clausola revisione annuale prezzi).
• Inserire tutti i dati finanziari dai contratti nel software di fatturazione, attraverso il processo di inserimento ordini, in modo tempestivo e accurato.
• Alla fine del mese, raccogliere le informazioni necessarie per la fatturazione mensile, esaminando le informazioni fornite dai vari team per completezza e coerenza, e chiedere chiarimenti se necessario.
• Garantire che tutte le fatture, così come le note di credito, siano emesse tempestivamente e con precisione.
• Comprensione dettagliata delle nostre linee guida finanziarie in ADP e in particolare agire come garante dell’applicazione del giusto trattamento contabile del riconoscimento dei ricavi, in collaborazione con i team di contabilità e controllo di gestione.
• Lavorare in forte collaborazione con il team di recupero crediti per supportare e agevolare le attività di recupero crediti.
• Garantire che la fatturazione sia effettuata conformemente alle normative italiane, compresi eventuali cambiamenti normativi, ad es. nel trattamento dell’IVA.

COMPITI PRINCIPALI:

• Garantire che tutti gli ordini dei clienti abbiano un contratto valido che li supporti e che ogni modifica al perimetro/valore del servizio sia correttamente documentata (prezzo, quantità e livello di servizio)
• Garantire che tutti gli ordini siano correttamente fatturati conformemente ai termini contrattuali e seguendo i principi di riconoscimento dei ricavi di ADP Italia in conformità con i principi contabili italiani e americani
• Responsabile della preparazione di tutta la documentazione e della verifica di tutte le informazioni relative alle note di credito
• Fornire agli auditor esterni tutta la documentazione richiesta, in particolare in chiusura dell’anno fiscale

RESPONSABILITÀ DI SUPERVISIONE:

• Lavorare con spirito di iniziativa per le attività giornaliere
• Riporta al responsabile del Billing & Credit Manager e non ha diretti riporti

COMPETENZE E CONOSCENZE:

• Conoscenza dei correnti principi contabili
• Inglese buono (sia scritto che parlato) o fluente
• Microsoft Windows – Excel
• ERP (modulo di fatturazione)
• Orientamento ai risultati
• Risoluzione dei problemi
• Capacità di proporre soluzioni e migliorare i processi
• Organizzazione e orientamento ai dettagli
• Prioritizzare, gestendo contemporaneamente più compiti

ISTRUZIONE ED ESPERIENZA:

• Diploma in contabilità
• Almeno 3 anni di esperienza in ruoli simili utilizzando un comune ERP per la fatturazione.

Diversity, Equity, Inclusion & Equal Employment Opportunity at ADP: ADP affirms that inequality is detrimental to our associates, our clients, and the communities we serve. Our goal is to impact lasting change through our actions. Together, we unite for equality and equity. ADP is committed to equal employment opportunities regardless of any protected characteristic, including race, color, genetic information, creed, national origin, religion, sex, affectional or sexual orientation, gender identity or expression, lawful alien status, ancestry, age, marital status, or protected veteran status and will not discriminate against anyone on the basis of a disability. We support an inclusive workplace where associates excel based on personal merit, qualifications, experience, ability, and job performance.

Ethics at ADP: ADP has a long, proud history of conducting business with the highest ethical standards and full compliance with all applicable laws. We also expect our people to uphold our values with the highest level of integrity and behave in a manner that fosters an honest and respectful workplace. Click https://jobs.adp.com/life-at-adp/ to learn more about ADP’s culture and our full set of values.